Kennen Sie das?

Würde Sie das interessieren?

  • …klare und übersichtliche Organisationsstrukturen anstelle von Wildwuchs?
  • …lange Suchläufe vermeiden, bis Dokumente und Informationen gefunden werden?
  • …Dokumente nach Ihren Prozessen organisieren?
  • …als Firma die Hoheit über Ihre Daten besitzen?
  • …als Firma Ihr Wissen personenunabhängig Ihren Mitarbeitenden verfügbar machen?
  • …dass Teams Dokumente so ablegen, damit sie auch andere finden können?
  • …die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden oder Abteilungen fördern?
  • …es neuen Mitarbeitenden erleichtern, sich schnell in Ihrer Datenstruktur zurecht zu finden?
  • …bessere Verfolgbarkeit Ihrer Dokumente?
  • …bis zu zwei Stunden Zeit pro Tag und Mitarbeitenden sparen (Studie von Fraunhofer Institut)?

Mit Janitor können Sie diese Ziele erreichen.

Janitor Konzept

Janitor ist ein neuartiges, innovatives Konzept der Datenablage (DMS) – einfach, klar, intelligent, leistungsstark, kostengünstig, fair, offen.

Janitor verbindet effizientes Informationsmanagement mit intuitiver Prozessunterstützung. Dabei ist Janitor hochflexibel und kann Ihre Firma und Arbeitsprozesse individuell abbilden. Heutige Verzeichnisstrukturen lassen sich einbinden und Stück für Stück migrieren. Damit wird eine geordnete, konsistente Datenstruktur errichtet.

Dank schneller Suche mit googleähnlicher Syntax, intelligenter Ablagetemplates und nahtloser Integration mit der Office Umgebung bewegen sich Mitarbeitende mühelos in der Informationsplattform.

Workflow Integration, Versionskontrolle (Checkin / Checkout), rollenspezifische Smartlisten vereinfachen die strukturierte Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden und Teams massiv. Frühere Versionen der Dokumente sind ohne Hilfe der IT jederzeit zugänglich.

Vollautomatische Inhaltsanalyse von Office und PDF Dokumenten, Bild-Texterkennung (OCR) und automatisches Selbstcleaning sichern die Vorteile auf Firmenlevel – skalierbare Prozesse und Systemeffizienz.

Viele Firmen haben eine grosse Abhängigkeit zu ihrem Dokumenten-Management-System in Kauf nehmen müssen. Janitor wurde so designed, dass der Kunde jederzeit unabhängig ist und bleibt.

Funktionsweise

Beim Janitor-DMS gibt es zwei zentrale Hauptapplikationen – den Janitor-Server und den Janitor-Explorer. Beide Programme laufen unabhängig voneinander und sind über ein Netzwerk miteinander verbunden.

Der Server ist das Herzstück der Software. Darin definieren Sie, welche Ablagen Sie haben möchten und nach welchen Regeln die Struktur flexibel aufgebaut sein soll. Janitor Server legt dabei die Dokumente direkt in Ihrem Dateisystem ab, damit Ihr Administrator immer volle Kontrolle über die Daten behält. Sollte Ihre Datenträger-Hardware beschädigt werden, kann eine Datensicherung einfach durch Kopieren schnell wiederhergestellt werden. Ihr vorhandenes Backupsystem muss nicht geändert werden. Janitor nutzt die Rechteverwaltung von Windows und berücksichtigt die gesetzten Berechtigungen auf den Verzeichnissen und Dateien, damit Sie keine unnötigen Administrationsleistungen erbringen müssen.

Der Explorer ist eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche für Janitor und dient als Browser für die Dokumente. Sein Look wurde an Microsoft Outlook angelehnt, da sich viele Benutzer darin zurecht finden. Neue Dokumente können Sie effizient und intuitiv per Drag & Drop nach Ihren Prozessen im System ablegen. Mit der einfachen Suche werden Sie Ihre abgelegten Dokumente innert Sekunden wie bei Google wieder finden.

Es stehen zudem zusätzliche Tools für den Administrator rund um das System zur Verfügung- wie dem Server-Manager, dem Simulator oder dem Database-Browser.

Unterschiede zur Konkurrenz

Die Hauptunterschiede zu Konkurrenzlösungen liegen einerseits in dem flexiblen Regelwerk und andererseits in der Art der Datenhaltung.

Das Regelwerk ist einfach aufgebaut und kann gleichzeitig sehr dynamisch agieren, um auf die Kundenwünsche eingehen zu können. Die integrierten Mechanismen halten Ihre Struktur sauber.

Die Datenhaltung wird direkt in Ihrem Dateisystem verwaltet, damit Sie komplett unabhängig bleiben. Ihr Systemadministrator hat immer vollen Zugriff auf alle Daten.

Unabhängigkeit ist wichtig: Viele Firmen haben eine grosse Abhängigkeit zu ihrem Dokumenten-Management-System in Kauf nehmen müssen. Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden unabhängig sind und bleiben. Janitor.