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Janitor DMS unterstützt neu automatische Importe per FTP und EMail. Die EMail Anhänge können dabei auch direkt extrahiert und separat im DMS abgelegt und weiterverarbeitet werden.

Das Janitor DMS lässt sich neu auch problemlos an PROFFIX anbinden. Belege können damit einfach als PDF archiviert und bei Bedarf bequem wieder abgerufen werden.

Das neue Client-API-Connector Modul ist ein .NET Schnittstellen Assembly, um die Funktionalitäten des Janitor-DMS in einer anderen Applikationen voll-integriert benutzen zu können.

Die DMS-Client-Console ist ein neues Command-Line Modul, um DMS Operationen über die Konsole einfach und effizient aufrufen zu können. Damit kann Janitor direkt in Scripts oder anderen Applikationen einfach eingebunden werden.

Beim Janitor-DMS können neu Dokumente auf einen externen Datenträger exportiert werden. Somit können sie ohne Verbindung zum Server und unabhängig an irgendeinem Ort und mit irgendeinem PC bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung können sie mit einem Mausklick wieder importiert werden.

Neu kann der Janitor-DMS-Service unter verschiedenen komplett getrennten Instanzen installiert werden. Damit können unabhängige DMS-Mandanten auf dem gleichen Server betrieben werden.

Das Janitor-DMS kann neu nicht nur auf Microsoft SQL Server, sondern auch auf einer Oracle-Datenbank betrieben werden. Die Unterstützung für MySQL und PostgreSQL sind auch geplant.

Das neue Janitor DMS Feature Mail-Automation indexiert Emails aus Outlook vollautomatisch in die durch die Firme definierten Ablagestruktur.

Janitor hat ein neues Feature bekommen. Dokumente können neu auch verschlüsselt abgelegt werden. Dies bietet zusätzlichen Schutz vor Zugriffen sensibler Dokumenten, welche nicht nur auf den Berechtigungsschutz vom ActiveDirectory bauen möchten.

Janitor hat ein neues Feature „Management Cockpit“. Darin lassen sich Werte von externen Quellen grafisch anzeigen und live überwachen.

Die topsoft ist die einzige Schweizer IT Fachmesse für ERP, CRM, CMS und DMS. Sie findet das nächste Mal am 25. und 26. August 2015 in der Messe Zürich statt. Wir sind mit Janitor dabei! Besuchen Sie uns am Messestand.

Die Suchmöglichkeiten wurden erneut erweitert. In der neuen Janitor Version können neu mehrere unabhängige Sucheläufe (Clusters) miteinander verbunden werden. Ein einfaches „oder“ zwischen verschiedenen Suchwörtern teilt die Suche auf und führt die Resultate zusammen.

Virtuelle Dokumente sind automatisch generierte Dokumente von externen Datenquellen (zb. ERP, CMS oder anderen Systemen). Diese können neu durch Vorlagen einfach und kundenspezifisch angezeigt werden. Innerhalb von Minuten lassen sich externe Dokumente-Daten mitarbeiter-freundlich formatieren.

Anwendungsbeispiel: Sie könnten zb. Daten aus einem ERP wie Abacus als virtuelle Dokumente formatiert über den Janitor Web Access Ihren Aussendienst Mitarbeitenden übers Internet zur Verfügung stellen. Die Mitarbeitenden bräuchten damit keinen direkten Zugriff aufs firmeninterne ERP System – so simpel wie sicher.

Neu können wir für Ihren Mitarbeitenden auch firmenspezifische dynamische Suchmasken erstellen. Diese können dann von den Mitarbeitenden über die Windows Applikation oder Janitor Web Access selektiert und ausgefüllt werden. Der Server verarbeitet die Sucheeingaben zum einer effektiven und von Ihnen definierten spezifischen Suche. Damit wird die Freitextsuche leistungsstark und gezielt ergänzt, um die Präzision der Suchläufe zu erhöhen – einfach und flexibel zugleich.

Das flexible Regelwerk von Janitor hat ein neues Feature bekommen – die automatischen Dokument-Eigenschaften. Damit können alle gewünschten Eigenschaften eines Dokumentes (zb. Titel) auch automatisch über das Regelwerk gesetzt werden. Somit lassen sich die Dokumente noch stärker kontrollieren und vereinheitlichen.

Janitor hat ein neues Modul erhalten – die Barcode Scanner Erfassung. Dies ermöglicht das schnelle Arbeiten bei grossen Scanjobs (zb. digitalisieren eines Archives). Die Klassifikationen eines Dokumentes können nun durch ein paar Strichcodes und einem Barcode Scanner erledigt werden. Es werden Barcode Scanner mit Tastatur-Weiche oder COM-Schnittstelle unterstützt. Dies erhöht die Qualität und verringert die Arbeitszeit – effizient und fehlerfrei.

Web Access heisst das webbasierte Portal von Janitor und kann optional eingebunden werden. Bereits heute können darüber Dokumente oder Daten aus einer Wissensdatenbank gesucht und geöffnet werden.

Die Funktionalität des Portals wird kontinuierlich erweitert, um immer mehr Funktionalitäten auch direkt im Web verfügbar zu machen.

Der Janitor Finder bietet nun diverse neue zusätzliche Möglichkeiten, die Suche im System noch spezifischer zu gestalten. Neu können nicht nur innerhalb von Texten und Inhalten, sondern auch auf Klassifikationen bis zu spezifischen Datenfelder gesucht werden.

Dies ermöglicht es einem Administrator das Erstellen von sehr präzisen Smartlisten und erleichter die Suche ungemein.

Die integrierte Janitor Versionen-Kontrolle stellt sicher, dass durch die Benutzer veränderte Dokumente automatisch historisiert werden und auch alte Stände zugreifbar bleiben. Die Dokumenten-Logs gehen nun noch einen Schritt weiter. Darin lässt sich überprüfen, wer wann was auf dem System gemacht oder ein Dokument abgerufen hat. Somit behält man auch die Übersicht und Kontrolle über jedes Dokument.

Die neuen Dokumenten-Alarme können eingesetzt werden, um sich gezielt Erinnerungen für bestimmt Aufgaben an Dokumenten zu setzen. Wie bei Outlook erscheint zum entsprechenden Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster und es kann direkt auf das Dokument zugegriffen werden. Ideal für einmalige oder wiederkehrende Arbeiten.

Janitor hat ein neues Feature bekommen – die Team Smartlisten. Diese funktionieren wie normale Smartlisten, doch können sie für ganze Benutzergruppen freigeschaltet werden. Ihre Teams greifen auf die gleichen Listen zu und haben jederzeit den Überblick über Dokumente oder Arbeiten, die noch zu erledigen sind – einfach, praktisch und effizient.

Die topsoft ist die einzige Schweizer IT Fachmesse für ERP, CRM, CMS und DMS. Sie findet das nächste Mal am 15. und 16. Mai 2013 in der Messe Zürich statt. Wir sind mit Janitor dabei! Besuchen Sie uns am Messestand.

Wir haben zusammen mit unserem Partner naviti GmbH eine Interessensgemeinschaft mit dem Namen united software gegründet. Diese Interessensgemeinschaft vereinet Business Software, die für Klein- und Mittelunternehmen (KMUs) interessant sein könnte. Ein Besuch unter www.unitedsoftware.ch lohnt sich!

Es gibt nun auch ein Ribbon-Plugin für Office 2007/2010. Damit können neu erstellte Dokumente im Word, Excel, PowerPoint oder Mails von Outlook direkt dem Janitor System übergeben und klassifiziert werden. Bestehende Dokumente können mühelos ausgecheckt und wieder eingecheckt werden.

Dokumente im Janitor können nun auch gleichzeitig an mehreren einfachen Arbeitsabläufen (Workflows) teilnehmen. Dabei durchlaufen die Dokumente nacheinander einzelne definierte Arbeitsschritte. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht zusätzlich ein einfaches Tracking des Dokumenten-Status. Diese Workflow-Listen können natürlich frei durch die Firma definiert werden.

Janitor bietet neu auch die Möglichkeit, Dokumenten-Inhalte zu extrahieren. Da Janitor die Formate der Dokumente nicht alle selber kennen kann, können Konverter-Applikationen in den Prozess eingebunden werden, um den textuellen Inhalt zu extrahieren. Danach nutzt Janitor die Stopwords-Analyse um den Inhalt auf das Wesentliche zu reduzieren. Welche Dokumente extrahiert werden sollen, kann individuell konfiguriert werden.

Janitor bietet neu auch die Möglichkeit Dokumente automatisch durch ein Löschdatum entfernen zu lassen. Möchte man jedoch gerade das Gegenteil, können Dokumente auch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Löschen geschützt werden. Diese Funktionalität kann vor allem bei Dokumenten mit Aufbewahrungspflichten sehr hilfreich sein.

Scannen

Mit Janitor können Sie ab sofort auch Dokumente scannen oder von einer WIA-fähigen Kamera direkt importieren. Mehrere Bilder werden automatisch als PDF Dokument zusammengefasst und dem Server zur Ablage übergeben.

OCR

Der Janitor Server ist neu mit einer Schnittstelle zu einem OCR-Programm ausgestattet. Texte innerhalb von Bild-Dokumenten können nun erkannt und indexiert werden, damit diese Informationen bei einer Recherche auch automatisch zur Verfügung stehen. Die Stopwords-Analyse verhindern zudem das Indexieren unnötiger Daten.

Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumenten-Struktur durch unser Dokumenten-Management-System Janitor. Es beinhaltet ein dynamisches Regelwerk, und gibt Ihnen die nötige Flexibilität die Dokumentenablagen nach Ihren individuellen Geschäftsprozessen aufzubauen. Mit der performanten Suche sind Dokumente innerhalb weniger Sekunden wieder gefunden. Mit Janitor bleiben Sie jederzeit komplett unabhängig. Zusätzliche Informationen finden Sie hier…