Janitor Features

Wir teilen unsere 56 Hauptfunktionalitäten unseres DMS in für uns wichtige 6 Grundpfeiler auf…

Pfeiler 1 – Ordnung

Regelwerk

setzt Regeln firmenweit durch und
gewährleistet Prozess-Sicherheit

Ordnung

Klare Ablagestrukturen und Konsistenz im Dokumenten Management

Kontrolle

über jedes Dokument durch die Firma

Migration

überführt historische Daten in das geordnete System

Clean-Up

bereinigt und entschlackt automatisch das DMS über Nacht

Versionierung

um Änderungen nachzuverfolgen oder rückgängig zu machen

Doubletten-Check

verhindert redundante Inhalte

Mail-Automation

indexiert Emails aus Outlook automatisch in die Ablagestruktur

Pfeiler 2 – Sicherheit

Freiheit

Dokumente werden nicht in unzugänglichen, autarken Systemen verborgen

Tracability

vollzieht jede Benutzeraktion und Dokumenten-Veränderung nach

Archivierung

verwahrt Dokumente nach gesetzlichen Normen

Aufbewahrungsschutz

schützt wichtige Dokumente vor der Löschung

Single Sign-On

Windows-Login verhindert mühsame zusätzliche Anmeldung

Rechteverwaltung

durch Windows für simple Zugriffsberechtigungen

Kryptographie

bietet Schutz vor Zugriffen sensibler Dokumenten

Digital Fingerprint

zertifiziert die Echtheit von Entscheidungs-Dokumenten

Pfeiler 3 – Effizienz

Power Search

findet das relevante Dokument blitzschnell und einfach

Meta Klassifikationen

reichert Dokumente mit strukturierten Informationen an

OCR

Erkennung wandelt Papier-Archive /Dokumente in lesbaren Text

Hotfolder

automatisiert Verarbeitung neuer Dokumente

ERP

Einbindung von Buchhaltungs-, Kunden- Personal- Logistik-Systemen

Individuelle Suchmasken

ermöglicht auf Prozesse zugeschnittene Suchinteraktionen

Vorlagen

Management für schnelle und konsistente Dokumenten-Erstellung

Plugin

Möglichkeiten für firmen-spezifische Erweiterungen

Scanner

direkt aus Janitor bedienbar

Hohe Skalierbarkeit

dank firmenweit organisierter Prozesse

Pfeiler 4 – Komfort

Automatische Eingabe-Erkennung

schlägt intelligente Klassifikationen vor

Intuitive Oberfläche

mit Drag&Drop Outlook Design, Google Syntax und 1-Klick-Suche

Interaktion

durch einfaches Frage-Antwort-Spiel statt komplexen Verzeichnisbäumen

MS Office Integration

für bequemes Arbeiten direkt aus Word, PowerPoint, Excel und Outlook

Direct Print

mit einem Klick direkt aus Janitor auf den Drucker

Barcode Scanning

für bequeme Dokumenten-Zuteilung

Web Access

für mobilen Zugang für Aussendienst-Mitarbeitenden

Multi-Lingual

Sprachunterstützung Deutsch, Français, English, …

Bildvorschau

zeigen Grafiken für Orientierung und schnelle Auswahl

Firmeneigene Ablagemuster

zur schnellen Klassifizierung

Pfeiler 4 – Wissen

Vergangenheitswissen

bewahrt Fachwissen, Mails bei Personal-, Generationenwechseln

Teamwissen

wird organisiert und in einer teamweiten Struktur aufgebaut

Neue Mitarbeitende

haben kürzere Einarbeitungszeiten dank Frage-Antwort-Spiel

Intelligentes Ranking

findet zielsicher die relevanten Dokumente

Integration

von Systemen ermöglicht Zugriff auf externe Quellen

Virtuelle Dokumente

stellen Infos aus anderen Systemen zusammen

Corporate Knowledge

Eine Wissensstruktur wird auf Firmen-Ebene aufgebaut

Management Cockpit

gibt einen Live-Überblick über Produktions-prozesse und Fortschritt

Indexierung

analysiert automatisch Inhalte der Dokumente

Hardware Schnittstellen

kommunizieren mit Produktionsanlagen

Pfeiler 6 – Teamwork

Workflows

für teamübergreifende Arbeitsprozesse

Smart-Listen

für effiziente Organisation der Arbeit im Team

Checkin/Checkout

koordiniert mehrere Mitarbeitende

Dokumenten-Status

zeigen Prozessfortschritt oder Sign-Offs

Documents To-Go

Ermöglicht bequemes mitnehmen von Dokumenten per Stick

Integration Intranet

Management Kommunikation und Info-Plattform

Favoriten

stellen wichtige Dokumente in den Vordergrund

Notizen

für persönliche Anmerkungen zu Dokumenten

Alarme

halten definierte Zeitlinien ein