Rentabilität
Nutzpotential von DMS (Fraunhofer)
Das renommierte Fraunhofer-Institut untersuchte in einer Studie von Dr. Pascal Sieber & Partner das Nutzpotential von DMS in Firmen. Ergebnis: 67% aller untersuchten Firmen erleiden einen direkten Zeitverlust von 1,35 Stunden pro Mitarbeiter und Tag wegen Dokumentensuche! Auch wenn ein Mitarbeiter nur 10 Minuten pro Arbeitstag mit Suchen beschäftigt ist, können die Kosten davon enormn sein.
Rentabilitätsrechner:
DMS-Check
Wir haben für Sie DMS-Check-Tools entwickelt. Damit lassen sich Tests zur aktuellen Datenstruktur und Suchzeit durchführen. Sie werden die effektiven Suchkosten an Ihrer eigenen Suchzeit selber überprüfen können.
Die Analysen sind kostenlos, anonym, sicher und ohne Verpflichtungen. Die Tools sind 100 % ungefährlich und können jederzeit problemlos gelöscht werden.
Vorteile für die Firma
- Klare Dokumentenstruktur ohne Wildwuchs
- Dokumente werden nach Ihren Prozessen und Organisationsstrukturen verwaltet
- Es entsteht keine Abhängigkeit zu Janitor
- Daten- und Strukturhoheit liegt bei Ihrer Firma
- Sie behalten Kontrolle über jedes einzelne Dokument
- Windows-Rechtemanagement und bestehende Backuplösung können übernommen werden
- Dokumente erhalten zusätzliche Klassifikationsdaten für eine optimale Suche
- Workflows (Arbeitsabläufe) werden unterstützt
- Inhalte von Dokumenten und Bilder können automatisch gescannt (OCR) und indexiert werden
- Unterstützung mit Schutzdaten
- Beliebig erweiterbar mit Plugins
- Stück für Stück Migration und Integration bestehender Strukturen
- Unglaublich aber wahr: Bereits ab 1 Mitarbeiter am PC lohnt sich nachweisbar (ROI) der Einsatz des Janitors!
Vorteile für den Mitarbeiter
- Einfache Bedienung der Oberfläche
- Integration in MS Office Produkte
- Nutzung von individuellen Dokument-Notizen und Favoriten
- Speicherung von rollenspezifischen Suchdefinitionen durch Smartlisten
- Schnelle & effiziente Suche spart Zeit und Nerven (mit googleähnlicher Suchsyntax)
- Wissen geht nicht mehr verloren, weil es gefunden wird
- Neue Mitarbeitende finden einen leichten Einstiegspunkt in die Firmenstruktur
- Mitarbeitende verschwenden keine Zeit mehr für Gedanken über eine eigene Strukturierung