Janitor Features
Wir teilen unsere 56 Hauptfunktionalitäten unseres DMS in für uns wichtige 6 Grundpfeiler auf…
Pfeiler 1 – Ordnung
Regelwerk
setzt Regeln firmenweit durch und
gewährleistet Prozess-Sicherheit
Ordnung
Klare Ablagestrukturen und Konsistenz im Dokumenten Management
Kontrolle
über jedes Dokument durch die Firma
Migration
überführt historische Daten in das geordnete System
Clean-Up
bereinigt und entschlackt automatisch das DMS über Nacht
Versionierung
um Änderungen nachzuverfolgen oder rückgängig zu machen
Doubletten-Check
verhindert redundante Inhalte
Mail-Automation
indexiert Emails aus Outlook automatisch in die Ablagestruktur
Pfeiler 2 – Sicherheit
Freiheit
Dokumente werden nicht in unzugänglichen, autarken Systemen verborgen
Tracability
vollzieht jede Benutzeraktion und Dokumenten-Veränderung nach
Archivierung
verwahrt Dokumente nach gesetzlichen Normen
Aufbewahrungsschutz
schützt wichtige Dokumente vor der Löschung
Single Sign-On
Windows-Login verhindert mühsame zusätzliche Anmeldung
Rechteverwaltung
durch Windows für simple Zugriffsberechtigungen
Kryptographie
bietet Schutz vor Zugriffen sensibler Dokumenten
Digital Fingerprint
zertifiziert die Echtheit von Entscheidungs-Dokumenten
Pfeiler 3 – Effizienz
Power Search
findet das relevante Dokument blitzschnell und einfach
Meta Klassifikationen
reichert Dokumente mit strukturierten Informationen an
OCR
Erkennung wandelt Papier-Archive /Dokumente in lesbaren Text
Hotfolder
automatisiert Verarbeitung neuer Dokumente
ERP
Einbindung von Buchhaltungs-, Kunden- Personal- Logistik-Systemen
Individuelle Suchmasken
ermöglicht auf Prozesse zugeschnittene Suchinteraktionen
Vorlagen
Management für schnelle und konsistente Dokumenten-Erstellung
Plugin
Möglichkeiten für firmen-spezifische Erweiterungen
Scanner
direkt aus Janitor bedienbar
Hohe Skalierbarkeit
dank firmenweit organisierter Prozesse
Pfeiler 4 – Komfort
Automatische Eingabe-Erkennung
schlägt intelligente Klassifikationen vor
Intuitive Oberfläche
mit Drag&Drop Outlook Design, Google Syntax und 1-Klick-Suche
Interaktion
durch einfaches Frage-Antwort-Spiel statt komplexen Verzeichnisbäumen
MS Office Integration
für bequemes Arbeiten direkt aus Word, PowerPoint, Excel und Outlook
Direct Print
mit einem Klick direkt aus Janitor auf den Drucker
Barcode Scanning
für bequeme Dokumenten-Zuteilung
Web Access
für mobilen Zugang für Aussendienst-Mitarbeitenden
Multi-Lingual
Sprachunterstützung Deutsch, Français, English, …
Bildvorschau
zeigen Grafiken für Orientierung und schnelle Auswahl
Firmeneigene Ablagemuster
zur schnellen Klassifizierung
Pfeiler 4 – Wissen
Vergangenheitswissen
bewahrt Fachwissen, Mails bei Personal-, Generationenwechseln
Teamwissen
wird organisiert und in einer teamweiten Struktur aufgebaut
Neue Mitarbeitende
haben kürzere Einarbeitungszeiten dank Frage-Antwort-Spiel
Intelligentes Ranking
findet zielsicher die relevanten Dokumente
Integration
von Systemen ermöglicht Zugriff auf externe Quellen
Virtuelle Dokumente
stellen Infos aus anderen Systemen zusammen
Corporate Knowledge
Eine Wissensstruktur wird auf Firmen-Ebene aufgebaut
Management Cockpit
gibt einen Live-Überblick über Produktions-prozesse und Fortschritt
Indexierung
analysiert automatisch Inhalte der Dokumente
Hardware Schnittstellen
kommunizieren mit Produktionsanlagen
Pfeiler 6 – Teamwork
Workflows
für teamübergreifende Arbeitsprozesse
Smart-Listen
für effiziente Organisation der Arbeit im Team
Checkin/Checkout
koordiniert mehrere Mitarbeitende
Dokumenten-Status
zeigen Prozessfortschritt oder Sign-Offs
Documents To-Go
Ermöglicht bequemes mitnehmen von Dokumenten per Stick
Integration Intranet
Management Kommunikation und Info-Plattform
Favoriten
stellen wichtige Dokumente in den Vordergrund
Notizen
für persönliche Anmerkungen zu Dokumenten
Alarme
halten definierte Zeitlinien ein