Janitor Features
Wir teilen unsere 56 Hauptfunktionalitäten unseres DMS in für uns wichtige 6 Grundpfeiler auf…
Pfeiler 1 – Ordnung

Regelwerk
setzt Regeln firmenweit durch und
gewährleistet Prozess-Sicherheit

Ordnung
Klare Ablagestrukturen und Konsistenz im Dokumenten Management

Kontrolle
über jedes Dokument durch die Firma

Migration
überführt historische Daten in das geordnete System

Clean-Up
bereinigt und entschlackt automatisch das DMS über Nacht

Versionierung
um Änderungen nachzuverfolgen oder rückgängig zu machen

Doubletten-Check
verhindert redundante Inhalte

Mail-Automation
indexiert Emails aus Outlook automatisch in die Ablagestruktur
Pfeiler 2 – Sicherheit

Freiheit
Dokumente werden nicht in unzugänglichen, autarken Systemen verborgen

Tracability
vollzieht jede Benutzeraktion und Dokumenten-Veränderung nach

Archivierung
verwahrt Dokumente nach gesetzlichen Normen

Aufbewahrungsschutz
schützt wichtige Dokumente vor der Löschung

Single Sign-On
Windows-Login verhindert mühsame zusätzliche Anmeldung

Rechteverwaltung
durch Windows für simple Zugriffsberechtigungen

Kryptographie
bietet Schutz vor Zugriffen sensibler Dokumenten

Digital Fingerprint
zertifiziert die Echtheit von Entscheidungs-Dokumenten
Pfeiler 3 – Effizienz

Power Search
findet das relevante Dokument blitzschnell und einfach

Meta Klassifikationen
reichert Dokumente mit strukturierten Informationen an

OCR
Erkennung wandelt Papier-Archive /Dokumente in lesbaren Text

Hotfolder
automatisiert Verarbeitung neuer Dokumente

ERP
Einbindung von Buchhaltungs-, Kunden- Personal- Logistik-Systemen

Individuelle Suchmasken
ermöglicht auf Prozesse zugeschnittene Suchinteraktionen

Vorlagen
Management für schnelle und konsistente Dokumenten-Erstellung

Plugin
Möglichkeiten für firmen-spezifische Erweiterungen

Scanner
direkt aus Janitor bedienbar

Hohe Skalierbarkeit
dank firmenweit organisierter Prozesse
Pfeiler 4 – Komfort

Automatische Eingabe-Erkennung
schlägt intelligente Klassifikationen vor

Intuitive Oberfläche
mit Drag&Drop Outlook Design, Google Syntax und 1-Klick-Suche

Interaktion
durch einfaches Frage-Antwort-Spiel statt komplexen Verzeichnisbäumen

MS Office Integration
für bequemes Arbeiten direkt aus Word, PowerPoint, Excel und Outlook

Direct Print
mit einem Klick direkt aus Janitor auf den Drucker

Barcode Scanning
für bequeme Dokumenten-Zuteilung

Web Access
für mobilen Zugang für Aussendienst-Mitarbeitenden

Multi-Lingual
Sprachunterstützung Deutsch, Français, English, …

Bildvorschau
zeigen Grafiken für Orientierung und schnelle Auswahl

Firmeneigene Ablagemuster
zur schnellen Klassifizierung
Pfeiler 4 – Wissen

Vergangenheitswissen
bewahrt Fachwissen, Mails bei Personal-, Generationenwechseln

Teamwissen
wird organisiert und in einer teamweiten Struktur aufgebaut

Neue Mitarbeitende
haben kürzere Einarbeitungszeiten dank Frage-Antwort-Spiel

Intelligentes Ranking
findet zielsicher die relevanten Dokumente

Integration
von Systemen ermöglicht Zugriff auf externe Quellen

Virtuelle Dokumente
stellen Infos aus anderen Systemen zusammen

Corporate Knowledge
Eine Wissensstruktur wird auf Firmen-Ebene aufgebaut

Management Cockpit
gibt einen Live-Überblick über Produktions-prozesse und Fortschritt

Indexierung
analysiert automatisch Inhalte der Dokumente

Hardware Schnittstellen
kommunizieren mit Produktionsanlagen
Pfeiler 6 – Teamwork

Workflows
für teamübergreifende Arbeitsprozesse

Smart-Listen
für effiziente Organisation der Arbeit im Team

Checkin/Checkout
koordiniert mehrere Mitarbeitende

Dokumenten-Status
zeigen Prozessfortschritt oder Sign-Offs

Documents To-Go
Ermöglicht bequemes mitnehmen von Dokumenten per Stick

Integration Intranet
Management Kommunikation und Info-Plattform

Favoriten
stellen wichtige Dokumente in den Vordergrund

Notizen
für persönliche Anmerkungen zu Dokumenten

Alarme
halten definierte Zeitlinien ein